Akár két nap alatt is bevezethető, félszáz irodai munkafolyamatot automatizáló, idősebb kollégák által is készségszinten használható megoldást nyújt több menedzsmentfeladatra egy hazai fejlesztés. A digitalizációs eszközök használata olyan központi funkciókra is alkalmazható, mint például a munkatársak irányítása, tájékoztatása, vagy az új munkaerő felvétele. Az egyszerűen használható chatbot-ot 2022. novemberére egy tucat agrárvállalat használja, az ő tapasztalataikat néztük meg.
Az első hazai chatbot szolgáltató, az egykor egyetemi házi feladatból nemzetközi ügyfeleket kiszolgáló vállalattá fejlődő Talk-A-Bot megoldásaival jelentősen hozzájárul a magyar mezőgazdaság versenyképességének növeléséhez. Az automatizált megoldások nem csak időt és ezáltal pénzt spórolnak meg, de hozzájárulnak a fluktuáció csökkentéséhez is – írták.
A Talk-A-Bot agrármérnök végzettségű kommunikációs vezetője szerint nem meglepő, hogy több mezőgazdasági és élelmiszeripari vállalat van a megoldást használók között.
Az abaúji származású Tóth István szerint az a gazdálkodó, vagy vállalatvezető, aki eljut a felismerésre, hogy az irodai munka egy része ugyanúgy elvéghető gép által, mint a traktor soron tartása, előnyre tesz szert a versenytársaihoz képest. Egy vállalat digitalizációja általában a vezetőjének személyes nyitottságától, attitűdjétől és felismerési képességétől függ. Ehhez az agráriumban hozzájön a szektor jellegzetessége, hogy itt eleve kisebb profitmarzsok érhetők el, így a piaci szereplők éhsége a versenyképesség-növelő megoldásokra intenzívebb, mint más ágazatokban. A helyspecifikus mezőgazdaság korában az olyan egyszerűségű eszközök, mint amilyen a chatelési alapú CHEQ nevű megoldásunk, nem hetek, hanem órák alatt beüzemelhetők. Számos előnye alapján használatával több napi munka rövidíthető percekre, egyben elérhetővé teszi az éjszakai műszakban dolgozó traktorost és a telephely raktárosát is. Továbbá az oda-vissza alapú kommunikációja révén kimutatható módon növeli a munkaerő elkötelezettségét, így csökkenti a fluktuációt – mondta.
A mára a vállalatok globális szoftverpiacán, az Azure-on is elérhető CHEQ 50 különböző irodai funkciót automatizál. Áthidalja a földrajzi, és időbeli távolságokat, ezért is kedvelik a fizikai munkaerőt nagy arányban foglalkoztató termelővállalatok. A program révén valamennyi munkatárs elérhető és GDPR kompatibilis, titkosított módon küldhető üzenet a beosztottnak akkor is, ha nem kapott céges telefont.
A 12 millió okostelefon országában vagyunk, mára gyakorlatilag a 14 éves gyereknek is olyan képességű telefonja van, ami meghaladja a korábbi, elsőhullámos számítógépek képességét. A CHEQ nevű szoftver egyik előnye, hogy a dolgozó saját telefonján is teljes funkcionalitással fut, építve a Bring Your Own Device (hozd a saját eszközöd) elvére – fogalmazott a kommunikációs vezető.
Bérjegyzék titkosított kiküldése – HR munkaidő spórolása
Munkatársaink kétharmada fizikai dolgozó – mondja Vizsnyai Katalin, a Nádudvari csoport HR munkatársa. A tej, a hús és a mirelit üzletágban dolgozó vállalat a havi bérjegyzéket ma már digitálisan küldi ki, a dolgozók telefonján futó alkalmazáson keresztül.
Amikor a fejlesztés mellett döntöttünk, arra a körülményre is figyelemmel kellett lennünk, hogy a dolgozóink zöme középkorú, illetve az idősebb generációba tartozik. Így olyan megoldást kellett találnunk, amelyben ők is otthon érzik magukat. A legnagyobb előny ugyanakkor az, hogy a dolgozói bérjegyzéket egy gombnyomásra ki tudjuk küldeni. A korábbi két példányos, borítékos, papír alapú megoldás művelete 3-4 napot is elvitt. A CHEQ-en keresztül ez egy percre rövidült – mondta Vizsnyai Katalin hozzátéve, hogy emellett több tucat másik funkciót is használnak a rendszerben.
A munkaerőmegtartás és a fluktuáció csökkentése
Az intenzív belső kommunikációt segítő program közvetlenné teszi a vezetés és a munkatársak közötti kapcsolatot. A vezető személyes írásbeli, vagy videós üzenetét valamennyi dolgozó megkapja a saját telefonján. Ezáltal akkor is személyesebb lesz a kapcsolat, ha valójában sosem találkozik a „nagyfőnökkel”. A közvetlen és a korábbiakhoz képest intenzívebb kapcsolat pedig a munkatársak lojalitásában is megmutatkozik.
Még a Covid járvány megjelenését megelőzően vezettük be a rendszert, ami segített akkor is, amikor a munkatársaink kényszerűségből otthon maradtak a gyerekeikkel. A korábbi 15 százalékos éves fluktuáció 7-re csökkent, amiben fontos szerepe volt a rendszernek azáltal, hogy sokkal közvetlenebb és intenzívebb kapcsolat alakult ki a vezetőség és a fizikai dolgozók között – mondta Bognár Adrienn, az Eisberg Kft. HR Közösségépítő vezetője.
A 200 főt foglalkoztató, főleg szántóföldi kertészettel foglalkozó cég ma már nem csupán belső üzenetek közvetítésére, de többek között az egyéni teljesítmény értékelésére is használja a szoftvert. Továbbá a dolgozói ötletláda üzemeltetése mellett a dolgozói elégedettség-felmérést is a CHEQ-en keresztül szervezik, utóbbit 90% feletti válaszadási rátával – írták a digitalizációs megoldás gyakorlatáról.
Tojásvásár és munkaruházat
Az 500 fő feletti alkalmazottat foglalkoztató Gyermelyi Csoport az egyik legelső agrárvállalkozás volt, amelyik bevezette a rendszert. A dolgozók ma már ezen keresztül kapják a hivatalos belső közleményeken túl a vállalat által támogatott tatabányai kézilabdacsapat mérkőzéseire szóló jegyeket, a munkaruházattal kapcsolatos információkat, valamint az üzemi konyha híreit is.
A havi és heti munkabeosztások kiküldése és a személyes munkatársajánlás mellett nálunk sajátosság a dolgozói tojásvásár, amelyet szintén a CHEQ-en keresztül szervezünk – mondta Kardos Krisztina, humánpolitikai vezető.
Vészhelyzeti tájékoztatás
Vis maior helyzetek minden vállalatnál lehetnek. A vészhelyzeti gyorstájékoztatás klasszikus példája lett az ország legnagyobb malomipari vállalatának, a GoodMills-nek az esete, ahol az egyik alkalmazottnál orvosi vizsgálat közben derült ki, hogy azonnali műtéti beavatkozásra van szüksége. A munkatárs elővette a telefonját, a programon keresztül gyorsan leellenőrizte, hogy a munkahelyi biztosítás kiterjed-e az ő esetére is, és ezek után sokkal nyugodtabban fogadta el az orvosi beavatkozás tényét.
A magyar fejlesztésű chatbot program mindemellett a teljes onboarding folyamatot képes támogatni, a munkavállalói tréningen át a munkavédelmi ruházat igénybejelentéséig. Van már példa arra is, hogy a céges belső közösség építése céljából játékszervezésre használják, mint amilyen a 2022-es labdarúgó világbajnokság tippjátékának szervezése és megvalósítása – mondta Tóth István, a Talk-A-Bot kommunikációs munkatársa.
Szerkesztette:
Csurja Zsolt
Gödöllői gazdász 2009
SZE-MÉK 2021, óvári precíziós mezőgazdasági szakmérnök, 3-as csoport